Наверное, каждая рукодельница рано или поздно задумывается о том, как сделать базу данных своих многочисленных материалов, как систематизировать по параметрам и цветам. Но многие ли из нас хотят изучать тонкости Excel или более сложных программ? Сегодня я хочу рассказать о решении, которое позволит создать понятную базу данных, без сложностей, просто и наглядно.
Программа CloudShop создана для автоматизации малого бизнеса: торговли и складской логистики, но вполне подойдет и под наши нужды. Использовать мы будем только часть функций, хотя, если у Вас небольшой магазин товаров для рукоделия (или любых других товаров и даже услуг) программа может пригодится Вам и с полным функционалом. Программа имеет две версии Lite и Base. Версия Base платная и подписка на нее стоит 500 рублей в месяц. Версия Lite бесплатная, с ограниченным функционалом, которого нам вполне достаточно! Я сама долго искала подобное решение с единовременной оплатой, без привязки к постоянным платежам, но нашла бесплатное, что еще лучше!))
Все действия я буду производить на устройстве Android, но также есть и веб-версия.
Для начала нам нужно скачать приложение CloudShop в Play Market, на этом я останавливаться не буду, о том как скачивать приложения есть множество статей, если у Вас все же возникнут вопросы, задавайте, я с радостью отвечу.
Приложение мы скачали, проходим простую регистрацию, запоминаем логин и пароль, они нам могут пригодиться в дальнейшем! Также можно назвать магазин и заполнить карточку, указать контактные данные. На этом я тоже не буду подробно останавливаться, программа на русском языке и это не должно вызвать сложностей.
Из достаточно широкого функционала, лично нам понадобится только три пункта:
1) Товары и услуги. Это самый главный пункт, в котором мы будем работать большую часть времени. Сюда вносятся все материалы, также можно внести и услуги (например час рабочего времени)
2) Магазин. Этот пункт больше для статистики, в нем видно сколько у нас всего единиц товаров и на какую сумму
3) Продажа. Очень интересный и практически волшебный пункт)) он поможет нам вычислить точную себестоимость украшения (или любого другого творения наших рук) и вычтет использованные материалы из остатков. Оговорюсь, что все эти функции будут работать без ограничения и после истечения пробного срока, т.е. в Lite версии.
1) Товары и услуги. Это самый главный пункт, в котором мы будем работать большую часть времени. Сюда вносятся все материалы, также можно внести и услуги (например час рабочего времени)
2) Магазин. Этот пункт больше для статистики, в нем видно сколько у нас всего единиц товаров и на какую сумму
3) Продажа. Очень интересный и практически волшебный пункт)) он поможет нам вычислить точную себестоимость украшения (или любого другого творения наших рук) и вычтет использованные материалы из остатков. Оговорюсь, что все эти функции будут работать без ограничения и после истечения пробного срока, т.е. в Lite версии.
Теперь я расскажу о каждом пункте более развернуто.
Выбираем "Товары и услуги" и нажимаем "+" в правом верхнем углу. Открывается карточка товара, которую нужно заполнить максимально подробно. Здесь есть даже сканер штрих кода, мне он не понадобился, поэтому я просто его пропустила. Название - я вводила максимально подробно, чтобы удобно было в дальнейшем пользоваться поиском. Также хочу упомянуть об одном баге, если Вы будете добавлять одинаковое название, например, Swarovski rivoli много раз, то не все товары будут отображаться в списке, они будут скрываться, видимо решив что у Вас много одинакового. Замечу, что это происходит даже если Артикулы разные. Чтобы этого избежать просто вводите полное название, например, Swarovski rivoli Siam 14 mm. Далее можно вписать артикул, если его нет, продублировать туда, например, цвет или вовсе пропустить.
Затем выбираем единицу измерения. У меня везде стоят штуки, т.к. пункт "грамм" отсутствует, есть только килограммы, но до измерения японского бисера в килограммах я еще не доросла))) За понятие "штука" я взяла: 1 гр бисера, 1 бусину, 1 кабошон, 1 пару швенз и т.д.
Выбираем фотографию товара для наглядности.
Вводим цену. Соответственно цена здесь должна быть указана за 1 единицу измерения, в нашем случае за "штуку" (за 1 гр бисера, за 1 бусину и т.д).
Далее можно добавить свойства, например цвет, покрытие и т.д. Я пропускала этот пункт.
Начальные остатки, это то количество, которое у Вас есть на момент заполнения карточки товара. Потом это количество можно менять.
Пункт "Категории" я заполняла, это очень пригодится если мы заходим отсортировать товары. Категории Вы создаете сами, они могут быть какими угодно. У меня это перечисление основных цветов, размеров, фирм.
По желанию можно добавить описание! Сохраняем нажав на галочку в правом верхнем углу.
Таким образом вносим в программу все материалы, которые имеются в наличии, а также не забываем вносить новые. Если материал уже был в списке, но пришел еще, его можно добавить с помощью кнопки "редактировать". Сразу скажу, что это процесс очень долгий. Нужно все пересчитать, перевесить, найти цены. Но с новыми материалами будет проще, точно известно сколько там грамм и штук и квитанция перед глазами. Так что, главное один раз себя пересилить, а потом наслаждаться удобством. У меня на это ушло около недели.
Затем выбираем единицу измерения. У меня везде стоят штуки, т.к. пункт "грамм" отсутствует, есть только килограммы, но до измерения японского бисера в килограммах я еще не доросла))) За понятие "штука" я взяла: 1 гр бисера, 1 бусину, 1 кабошон, 1 пару швенз и т.д.
Выбираем фотографию товара для наглядности.
Вводим цену. Соответственно цена здесь должна быть указана за 1 единицу измерения, в нашем случае за "штуку" (за 1 гр бисера, за 1 бусину и т.д).
Далее можно добавить свойства, например цвет, покрытие и т.д. Я пропускала этот пункт.
Начальные остатки, это то количество, которое у Вас есть на момент заполнения карточки товара. Потом это количество можно менять.
Пункт "Категории" я заполняла, это очень пригодится если мы заходим отсортировать товары. Категории Вы создаете сами, они могут быть какими угодно. У меня это перечисление основных цветов, размеров, фирм.
По желанию можно добавить описание! Сохраняем нажав на галочку в правом верхнем углу.
Таким образом вносим в программу все материалы, которые имеются в наличии, а также не забываем вносить новые. Если материал уже был в списке, но пришел еще, его можно добавить с помощью кнопки "редактировать". Сразу скажу, что это процесс очень долгий. Нужно все пересчитать, перевесить, найти цены. Но с новыми материалами будет проще, точно известно сколько там грамм и штук и квитанция перед глазами. Так что, главное один раз себя пересилить, а потом наслаждаться удобством. У меня на это ушло около недели.
Создав базу, можно найти любой интересующий материал с помощью поиска (значок "лупа"), можно отсортировать по названию, цене и количеству, а также с помощью категорий, которые мы самостоятельно составляли. На самом деле это очень удобная штука, если Вам нужно посмотреть только бисер Toho, ставим галочку напротив этой категории и видим только бисер Toho, его в свою очередь снова можно отсортировать по названию, цене или количеству. Если Вам нужно увидеть, что у Вас имеется зеленого цвета, выбираем категорию "зеленый" любуемся полным списком зеленых материалов. Напоминаю, что категории нужно создать самостоятельно и добавить при заполнении карточки товара. У одного материала может быть много категорий.
В пункте "Магазины" можно полюбоваться на общее количество материалов и на сумму, которая на них потрачена)) Хомячку там самое место)) Больше этот раздел мне ни чем не пригодился!
Раздел "Продажа". Этот пункт поможет нам высчитать точную себестоимость украшения. Нажимаем на него, с помощью поиска или любой из сортировок выбираем все материалы, которые использовались в создании, указываем их количество. Таким образом у нас формируется чек. Если его подтвердить, то все используемые материалы вычтутся из наличия и мы получим точную себестоимость изделия и актуальные остатки в пункте "Товары и услуги". Можно высчитать и полную стоимость изделия, заранее внеся стоимость часа работы и любые другие затраты, которые Вы сочтете нужными.
С веб версией можно познакомиться на сайте разработчика. Нажимаем на кнопку Вход и авторизируемся. Здесь мы можем увидеть все наши материалы в виде таблицы, найти нужное с помощью строки поиска.
Я рассказала о всех важных, на мой взгляд, моментах. Если у Вас остались вопросы, Вы можете их задать, я с радостью отвечу.
Плюсы приложения:
- возможность отсортировать материалы по цвету, размеру и другим категориям. Удобно при подборе материала для определенного украшения, где нужно уложиться в конкретную сумму или выбрать материалы одного цвета
- всегда актуальные остатки
- наглядность и простота использования
- бесплатность (для lite версии)
- облачность сервиса (доступ к базе данных с любого устройства подключенного к сети интернет; возможность восстановить всю базу, при утере или смене мобильного устройства)
- мобильность (база материалов, всегда с Вами. Вы можете бесконечно любоваться своими запасами)) ; дать быстрый и точный ответ заказчику по наличию материала, даже вне дома)
- простой и легкий подсчет себестоимости или полной стоимости изделия
- возможность сортировки по количеству (Вы всегда можете посмотреть, чего у Вас много, а чего мало, чтобы заказать только нужное)
- возможность отсортировать материалы по цвету, размеру и другим категориям. Удобно при подборе материала для определенного украшения, где нужно уложиться в конкретную сумму или выбрать материалы одного цвета
- всегда актуальные остатки
- наглядность и простота использования
- бесплатность (для lite версии)
- облачность сервиса (доступ к базе данных с любого устройства подключенного к сети интернет; возможность восстановить всю базу, при утере или смене мобильного устройства)
- мобильность (база материалов, всегда с Вами. Вы можете бесконечно любоваться своими запасами)) ; дать быстрый и точный ответ заказчику по наличию материала, даже вне дома)
- простой и легкий подсчет себестоимости или полной стоимости изделия
- возможность сортировки по количеству (Вы всегда можете посмотреть, чего у Вас много, а чего мало, чтобы заказать только нужное)
Минусы приложения:
- отсутствие версии для iOs (на момент написания статьи)
- отсутствие изображений товаров в веб версии
- без подключения к интернету работает только часть возможностей
- скрывает товары с одинаковым названием
- отсутствует единица измерения "грамм"
- ограниченность веб версии
- отсутствие версии для iOs (на момент написания статьи)
- отсутствие изображений товаров в веб версии
- без подключения к интернету работает только часть возможностей
- скрывает товары с одинаковым названием
- отсутствует единица измерения "грамм"
- ограниченность веб версии
Копирование информации разрешается только со ссылкой на первоисточник.
С Уважением Юлия